Gewissenhafter Umgang mit Dateien im Unternehmen ist nicht nur eine Frage der Vernunft
Die Datenmengen steigen rasant. Der Prognose einer aktuellen Studie zu Folge werden wir bis 2025 eine Verfünffachung der weltweiten Datenmenge erleben.
Im Hinblick auf die Umsetzung einer sinnvollen Datensicherungs- und Recovery-Lösung stellt das für die IT-Abteilungen in den Unternehmen ein riesiges Problem dar. Umso wichtiger wird es, sich dem Thema Datenmanagement zu widmen. Der Daten-Eisberg muss abgebaut, das Datenwachstum auf ein sinnvolles Maß begrenzt werden.
Aber, wie soll das bloß gehen?
Dafür muss man verstehen, warum die Datenmengen überhaupt ansteigen. Natürlich werden zunehmend Briefe und Belege digital gespeichert. Außerdem wird eine große Menge statistischer Daten erhoben, um Auswertungen zum Kundenverhalten und Geschäftsprognosen erstellen zu können. Von digitalen Kunden- oder Krankenakten will ich erst gar nicht anfangen.
Das betrifft aber doch vor allem größere Unternehmen. Und was ist mit dem Rest? Jeder noch so kleine Handwerksbetrieb stöhnt, dass der Speicherplatz seines IT-Systems knapp wird, Backups zu lange dauern und Restore-Tests aus Platzgründen überhaupt nicht durchgeführt werden können.
Was passiert in diesen Betrieben? Die Antwort ist so einfach wie bestechend:
Es gibt kein ordentliches Daten-Management. Jede (und ich meine jede) E-Mail wird jahrelang aufbewahrt, die Mitarbeiter speichern alle Versionen eines Protokolls im eigenen Verzeichnis ab, verschicken die geänderte Version als E-Mail-Anhang an Kollegen und sortieren ihre gelöschten E-Mails im Papierkorb in Unterordner. Und wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen? Wird das Ganze zusammengepackt und einem möglichen Nachfolger oder Verwalter übergeben. Zum Sichten. Und was passiert? Dieses Datengrab wird so abgespeichert, dass man jederzeit Zugriff hat, wenn man etwas sucht
Hier könnte man einfach ansetzen. Wie wäre es denn mal mit Datensparsamkeit?
„Simplify your life“, „mit leichtem Gepäck reisen“, Minimalismus: Was für einen gut organisierten Haushalt gilt, kann in einem Unternehmen nicht falsch sein. Was nicht mehr gebraucht wird, fliegt weg. Steht zu Hause auch die Frage „macht mich das glücklich“ im Raum, so sind es in Unternehmen vor allem Fragen der Aufbewahrungsfristen und der Relevanz. Redundante Datenhaltung muss durch technische und organisatorische Maßnahmen im Vorfeld vermieden werden, Spam-Mails dürfen erst gar nicht in die interne E-Mail-Infrastruktur gelangen und alle betriebsrelevanten Dokumente müssen klassifiziert werden.
Das Prinzip ist nicht neu: früher hatten wir die Poststelle, die Registratur und das Archiv. Diese Dienstleistungsstellen stellten sicher, dass Dokumente beim Eintreffen gesichtet und aussortiert, die Informationen aufbereitet und verschlagwortet und die Ergebnisse der Arbeit aufbewahrt sowie nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet wurden. In kleinen Firmen hat diese Rollen oft die/der Sekretär*in in Personalunion besetzt.
Heute, im Zeitalter digitaler Technik, scheinen diese Prinzipien in vielen Unternehmen komplett in Vergessenheit geraten zu sein. Ein(e) gut organisierte(r) und mit den notwendigen Befugnissen ausgestattete(r) Sekretär*in findet man leider höchst selten. Die Spam-Filter sind, wenn überhaupt vorhanden, mangelhaft oder werden schlecht administriert. Eine sinnvolle digitale Archiv-Lösung, die veraltete Dokumente automatisch auslagert und nach der Mindesthaltbarkeitszeit löscht, ist kaum im Einsatz. So bleibt jedes noch so unbedeutende Schriftstück, das auf welchem Weg auch immer Einzug in das IT-System gefunden hat, auf den Speichersystemen liegen, wird mehrfach repliziert und regelmäßig gesichert.
Dabei würden Maßnahmen zur Verringerung der Daten in Unternehmen auch das Einhalten der DSGVO-Vorgaben erleichtern. Starten Sie mit organisatorischen Maßnahmen und ermuntern Sie Ihre Mitarbeiter, vor ihrer eigenen Tür zu kehren.
- Ermöglichen Sie zentrale Speicherorte.
- Benennen Sie Verantwortliche für die Rollen Poststelle, Registratur und Archiv. Achten Sie darauf, dass diese Mitarbeiter*innen entsprechend qualifiziert sind.
- Schulen Sie Ihre Mitarbeiter*innen, woran geschäftsrelevante Dokumente zu erkennen sind.
- Sortieren und klassifizieren Sie Dokumente und E-Mails und werfen Sie Unwichtiges weg.
- Verpflichten Sie aus dem Unternehmen ausscheidende Mitarbeiter*innen, geschäftsrelevante Daten strukturiert zu übergeben und alles andere zu löschen.
Wenn Ihre Geschäftsprozesse klar strukturiert sind, ist die Einführung technischer Lösungen zur Unterstützung, wie mehrstufige Archivierung oder ein Dokumenten-Management-System, ein Kinderspiel.